Essere padroni del proprio lavoro e tempo: lavorare come freelance è il coronamento di una grande libertà personale e intellettuale.
Questo però non vuol dire lavorare in base a come ci si sveglia al mattino.
Essere freelance vuol dire avere tutte le responsabilità sulle proprie spalle, e perché tutto fili per il verso giusto è bene imparare ad organizzare il lavoro in modo furbo e facile da gestire ovunque tu sia.
Come organizzare la giornata di lavoro
Prima di tutto partiamo con l’organizzazione della tua giornata lavorativa, e non solo.
- Prenditi il tempo per analizzare tutti i tuoi impegni della settimana, lavorativi e/o personali.
- Suddividi quello che devi fare nei vari giorni.
- Tieni sempre un orario di lavoro ben definito, così non dovrai interrompere quello che sta facendo e manterrai la concentrazione.
- Datti delle priorità e degli obiettivi, non è tutto urgente!
- Pensa anche alle pause. Per lavorare bene e senza stress, è giusto concedersi una piccola pausa ogni tanto.
Come lavorare meglio con l’organizzazione personale
Ѐ vero che sei un freelance e padrone di te stesso, ma questo comporta anche essere il primo responsabile delle tue entrate.
La tua organizzazione personale influenza il tuo lavoro, quindi stabilisci dei limiti da rispettare e seguili. Trova il tuo ritmo.
Non dimenticare che avrai bisogno di tempo per perseguire i tuoi interessi extra lavorativi, così da avere una vita quanto più equilibrata possibile. Inutile ammazzarsi di lavoro e vivere solo per quello, arriveresti ad un punto in cui sei esaurito e inizi a odiare quello che fai.
Perchè tu possa tenere sempre sotto controllo la situazione e le tue disponibilità, ti consigliamo di utilizzare degli strumenti digitali sempre raggiungibili, come ad esempio Google Calendar.
Google calendar
Questo strumento gratuito sarà davvero fondamentale per riuscire a tenere tracciati e organizzati tutti i tuoi appuntamenti lavorativi e non solo.
Consigli utili:
- Dai un nome breve e significativo all’evento
- Usa più calendari, uno per il lavoro e uno personale, assegna ad ognuno un colore diverso
- Stima il tempo necessario e inserisci l’orario di fine appuntamento
- Inserisci le scadenze periodiche così da non perderti niente per strada
Come organizzare il lavoro
Nessuno conosce meglio di te il tuo lavoro e quello che ti chiedono i clienti.
Impara ad organizzare con efficienza i tuoi task, considerando anche il tempo che puoi impiegare per le chiamate e le email.
- Analizza le tue attività, i processi che svolgi per compierle e il tempo che hai a disposizione nell’arco della giornata.
- Scomponi le attività in fasi. Non è obbligatorio finire in un giorno un lavoro di lunga durata e dedicare il 100% solo a quello. Dividilo in piccole lavorazioni.
- C’è un software che può fare il tuo lavoro in modo automatico, ma efficiente, facendoti risparmiare tempo? Se si, pensa seriamente ad utilizzarlo.
- Processi ripetitivi: crea un modello standard da poter utilizzare con rapidità ogni volta che si presenta l’occasione.
- Il tempo è denaro, quindi impara a tener traccia di quanto impieghi per portare a termine un lavoro e cerca di capire se puoi migliorare. Questo ti aiuterà anche a fare una previsione di tempo e denaro per i progetti futuri.
- Ritagliati sempre del tempo extra da poter dedicare a richieste dell’ultimo minuto o per le emergenze.
- Crea dei segmenti temporali dedicati alle interruzioni, come ad esempio rispondere alle email.
- Pianifica delle pause regolari per riprendere fiato e rilassare la mente 🙂
Suddividere il lavoro
Non iniziare mai una giornata lavorativa senza sapere cosa andrai a fare. Prendi l’abitudine di pianificare le tue attività: in questo modo eliminerai il carico legato al dover decidere sempre “da dove iniziare la giornata”.
Inizia con il suddividere la tua giornata in fasce temporali.
Prima di tutto devi capire in quale parte della giornata sei più produttivo, una volta individuato questo spazio, schedula in quell’ora i compiti più complessi.
Dedica invece il tempo dove sei più stanco a compiti “leggeri” come, ad esempio, la lettura delle email.
Non sprecare troppo tempo nelle riunioni, impara a darti dei limiti di tempo più precisi. In questo modo riuscirai a ridurre le distrazioni e a focalizzarti di più nelle conversazioni e sulle decisioni da prendere.
Prima di iniziare con il lavoro vero e proprio, a inizio giornata (e nel pomeriggio) programma di spendere 5/10 minuti per controllare le tue email personali e i tuoi account social, così da non pensarci per un bel po’.
Asana
Come ottimizzare il tuo “ufficio”
L’ambiente che ci circonda ha grande influenza sulla tua capacità di rimanere produttivo e concentrato: ecco perché organizzare il proprio spazio di lavoro è fondamentale per migliorare l’efficienza produttiva.
Se hai bisogno di rimanere concentrato per lunghi periodi di tempo, l’assenza di qualsiasi interruzione migliorerà drasticamente la tua concentrazione.
Ogni tanto lavorare da remoto ti permetterà di essere molto più concentrato su ciò che devi fare. Potrai organizzare al meglio il tuo lavoro senza dover fare i conti con urgenze improvvise, richieste estemporanee o pause caffè fuori luogo.
Riduci la complessità visiva: se davanti ai tuoi occhi hai troppe cose, il tuo cervello processerà in background informazioni legate ad esse.
Tieni sulla scrivania soltanto gli oggetti che ti servono: il computer, un’agenda, un quaderno, una matita e poco altro.
Come abbiamo visto in precedenza, dovresti iniziare la giornata controllando i tuoi account social e la tua mail personale: se lo farai, sarai molto più incline a silenziare lo smartphone e a riporlo lontano dalla tua postazione.
Ogni volta che controlli lo smartphone ti distrai e perdi il focus di ciò che stai facendo.
Se lavori da casa, fai in modo di creare un ambiente ideale per il tuo ufficio, lontano dalle aree “sociali”. Scegli la giusta illuminazione: la luce calda e dorata è l’ideale per rilassarsi, mentre la luce fredda che tende al blu è consigliata per mantenere alta l’attenzione.
Avere spazio davanti e sopra la nostra testa ti consentirà di pensare più creativamente e di lavorare in maniera più rilassata, e quindi più performante.
Rilassa la mente
Impara a prenderti delle pause programmate durante le giornate, magari sempre nelle stesse ore. Fa’ in modo che diventi un’abitudine: aiuterà la tua mente a rimanere più organizzata ed efficiente.
Lo stress è tra i principali responsabili del calo di motivazione e produttività tra i professionisti: prenderti delle pause regolari – magari facendo una passeggiata, uno spuntino o una meditazione – ti aiuta a mantenere sotto controllo i livelli di stress, migliorando la tua produttività.